Tietosuojaseloste

Karm Productions Oy (SoundVault)
Y-tunnus: 3306120-5
Osoite: Päivänkakkarantie 10, 02270 Espoo
Sähköposti tietosuoja-asioissa: info@soundvaultfi.com

• Lipun ostajat ja tapahtumiemme kävijät
• Uutiskirjeen tilaajat
• Verkkosivujemme kävijät
• Kyselyihin ja äänestyksiin vastanneet
• Meihin yhteyttä ottaneet ja keikkakyselyjen lähettäjät
• Työ- ja harjoittelupaikkoja hakevat
• Yhteistyökumppaneiden, sponsorien ja artistien yhteyshenkilöt

Lipun ostajat ja kävijät

• Nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jos se pyydetään
• Tilauksen tiedot: liput, hinta, ostoaika ja maksun tila. Maksukortin tai pankkitilin tiedot käsittelee lipunmyyntialusta tai maksunvälittäjä, emme me.
• Vapaaehtoiset vastaukset lipun yhteydessä esitettyihin kysymyksiin: suosikkiartistit, syy lipun ostoon, mistä kuulit tapahtumasta, kiinnostuksen kohteet, syntymävuosi sekä kotikaupunki tai maa
• Tieto siitä, minkä markkinointikanavan kautta osto tehtiin: mainoksen klikkaustunniste sekä, jos sallit analytiikan, seurantalinkki ja kampanjatunniste (UTM)
• Lipun tarkastus sisäänkäynnillä: aika ja portti

Uutiskirjeen tilaajat

• Sähköpostiosoite, vapaaehtoisesti antamasi nimi, tilauksen ajankohta sekä viestien avaukset ja klikkaukset

Verkkosivujen kävijät

• Evästeiden ja vastaavien tekniikoiden keräämät tiedot, kuten selain, laite, sivut, joilla kävit, ja tieto siitä, mistä tulit sivustolle. Markkinointi- ja analytiikkaevästeet otetaan käyttöön vain suostumuksellasi.
• Festivaalisivuston kävijätilastot Odin-järjestelmässämme: avatut sivut, aika, laitetyyppi, satunnainen istuntotunniste, sivulla vietetty aika, lippuvalinnat ja kassan vaiheet sekä saapumislinkin kampanjatunnisteet (UTM) ja mainoksen klikkaustunniste. Nämä kerätään vain, jos sallit analytiikan, eikä niihin liitetä nimeä, sähköpostiosoitetta tai maksutietoja. Voit muuttaa valintaasi sivun alareunan Tietosuoja-asetukset-painikkeella. SoundVaultin linkkisivulta kerätään samalla valinnalla vain linkkien klikkaukset.

Kyselyt ja äänestykset

• Vastauksesi. Kyselyt ovat nimettömiä, ellet itse anna yhteystietojasi.

Yhteydenotot ja keikkakyselyt

• Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio, tapahtumaa tai artistia koskevat tiedot, viestin sisältö sekä asian hoitamiseksi syntyvä viestintä. Tiedot saadaan sinulta tai edustamaltasi organisaatiolta.

Työ- ja harjoitteluhakemukset

• Nimi ja yhteystiedot, CV, hakemus, osaamista ja työhistoriaa koskevat tiedot sekä rekrytoinnin aikana syntyvät arviot ja viestit. Älä lähetä hakemuksessa terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja, elleivät ne ole tehtävän kannalta välttämättömiä.

Yhteistyökumppanit

• Nimi, titteli, yritys, työsähköposti ja työpuhelin sekä yhteydenpitohistoria. Tiedot saadaan sinulta itseltäsi, yrityksesi verkkosivuilta, LinkedInistä tai yritystietopalveluista.

Kun saamme yhteystietosi muualta kuin sinulta itseltäsi, toimitamme tämän selosteen viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä tai yhden kuukauden kuluessa tietojen saamisesta sen mukaan, kumpi tapahtuu ensin.

Oikeutettuja etujamme ovat tapahtumaliiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen, asiallisten liike- ja kumppanuussuhteiden hoitaminen, palvelun ja tapahtumien turvallisuus, väärinkäytösten ehkäisy sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen. Arvioimme ennen käsittelyä sen tarpeellisuuden ja vaikutukset oikeuksiisi. Voit pyytää lisätietoja tästä arviosta osoitteesta info@soundvaultfi.com.

Tilauksen tekemiseksi tarvitaan kassalla pakollisiksi merkityt yhteys- ja tilaustiedot. Ilman niitä emme voi tehdä lippusopimusta, toimittaa lippua tai hoitaa sisäänpääsyä. Kirjanpitoon kuuluvien tietojen säilyttäminen on lakisääteistä. Uutiskirjeen tilaaminen sekä mieltymys- ja taustakysymyksiin vastaaminen ovat vapaaehtoisia eivätkä vaikuta lipun ostamiseen tai sisäänpääsyyn.

Sähköinen suoramarkkinointi luonnolliselle henkilölle perustuu lähtökohtaisesti ennakolta annettuun suostumukseen. Voimme käyttää myynnin yhteydessä saatua sähköpostiosoitetta vain omien samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tapahtumien markkinointiin lain 200 §:n edellytyksin. Tarjoamme tällöin selkeän, helpon ja maksuttoman kieltomahdollisuuden sekä osoitetta kerättäessä että jokaisessa viestissä.

Voimme muodostaa ryhmiä ostohistorian, kotipaikan ja vapaaehtoisesti ilmoitettujen musiikkimieltymysten perusteella. Vapaaehtoisten vastausten käyttö perustuu suostumukseen; muuhun suoramarkkinointiprofilointiin sovelletaan tässä selosteessa kuvattua oikeutettua etua ja vastustamisoikeutta. Profiloinnin seurauksena voit saada ryhmääsi vastaavia markkinointiviestejä. Se ei vaikuta lipun hintaan, saatavuuteen tai sisäänpääsyyn, eikä sen perusteella tehdä yksinomaan automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Voit aina vastustaa suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia.

Emme myy emmekä luovuta henkilötietojasi sponsoreille tai yhteistyökumppaneille. Sponsorit saavat ainoastaan nimettömiä yhteenvetoja, esimerkiksi ”34 % kävijöistä kiinnostuu audiosta”, eikä yhteenvetoja tehdä niin pienistä ryhmistä, että yksittäinen henkilö olisi tunnistettavissa.

Luovutamme henkilötietoja vain vastaanottajille, joille tiedot ovat tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Palvelun ja sopimuksen mukaan vastaanottaja voi toimia henkilötietojen käsittelijänä, yhteisrekisterinpitäjänä tai itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Käytämme seuraavia vastaanottajaryhmiä:

• Lipunmyynti ja maksaminen: SoundVault Festivalin liput myy Weeztix, joka saa ostajan tiedot, tilauksen, saapumislinkin klikkaustunnisteen sekä, jos sallit analytiikan, kampanjatunnisteet. Muissa tapahtumissa valittu lipunmyyntialusta, kuten Biletti.fi. Lisäksi kassalla ilmoitetut maksunvälittäjät
• Sähköposti ja uutiskirje: käytössä oleva sähköposti- tai uutiskirjepalvelu
• Verkkosivusto: tekninen hosting-, sisällönjakelu- ja tietoturvapalvelu
• Muu analytiikka ja mainonta: vain käyttöön otetut palvelut ja vain, kun käsittelylle on vaadittu suostumus
• Upotettu media: etusivun, artisti- ja talent-sivujen YouTube- ja Spotify-soittimet latautuvat vasta, kun valitset kyseisen soittimen
• Ammattimaiset neuvonantajat sekä viranomaiset, kun luovutus on sopimuksen hoitamiseksi, oikeusvaateen vuoksi tai lain nojalla tarpeen

Lipunmyynti- ja maksupalvelut voivat käsitellä tietoja myös omiin lakisääteisiin tarkoituksiinsa. Niiden rooli ja omat tietosuojatiedot näytetään kassalla ennen tilauksen tekemistä.

Siirrämme henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain, jos siirrolle on EU:n tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen peruste. Siirto yhdysvaltalaiselle vastaanottajalle perustuu EU–US Data Privacy Framework -järjestelmään vain, jos vastaanottava oikeushenkilö on voimassa olevasti sertifioitu. Muussa tapauksessa käytämme esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja arvioimme tarvittavat täydentävät suojatoimet. Voit pyytää lisätietoja sekä jäljennöksen sovellettavista suojatoimista osoitteesta info@soundvaultfi.com.

• Kirjanpitotositteisiin ja muuhun lakisääteiseen kirjanpitoaineistoon sisältyvät henkilötiedot: vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi
• Vapaaehtoiset lippututkimusvastaukset ja niistä muodostettu asiakasprofiili: kunnes peruutat suostumuksesi tai enintään 5 vuotta viimeisestä ostostasi sen mukaan, kumpi tapahtuu ensin; arvioimme säilyttämisen tarpeellisuuden säännöllisesti
• Lipun tarkastustiedot: 12 kuukautta tapahtumasta
• Uutiskirje: kunnes peruutat tilauksen
• Suoramarkkinoinnin kielto: tarpeellinen vähimmäistieto säilytetään, jotta kieltoa noudatetaan
• Yhteydenotot ja keikkakyselyt: asian käsittelyn ajan ja enintään 12 kuukautta asian päättymisestä, ellei sopimus, lakisääteinen velvoite tai oikeusvaade edellytä pidempää säilytystä
• Työ- ja harjoitteluhakemukset: rekrytoinnin ajan ja sen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeen valintapäätökseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi
• Välttämätön selaintallennus ja suostumuksella ladattava ulkoinen media: evästesivulla kerrotun ajan
• Festivaalisivuston kävijätapahtumat Odinissa: 30 päivää, minkä jälkeen niistä säilytetään vain päiväkohtaiset koontitilastot
• Yhteistyökumppanien tiedot: 3 vuotta viimeisestä yhteydenpidosta

Oikeuksien soveltuminen riippuu käsittelyn oikeusperusteesta ja tilanteesta. Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
• vaatia virheellisten tietojen korjaamista
• vaatia tietojesi poistamista, kun säilyttämiselle ei ole lakisääteistä tai oikeusvaateeseen liittyvää perustetta
• vaatia käsittelyn rajoittamista
• siirtää meille antamasi, automaattisesti käsitellyt tiedot toiseen palveluun, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
• vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, ja kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa; peruutus ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Analytiikan suostumuksen voit peruuttaa sivun alareunan Tietosuoja-asetukset-painikkeella.

Sinulla on aina ehdoton oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin, mukaan lukien siihen liittyvä profilointi. Kun vastustat suoramarkkinointia, emme enää käsittele tietojasi tähän tarkoitukseen.

Lähetä pyyntö osoitteeseen info@soundvaultfi.com. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Voimme pyytää tarpeelliset lisätiedot henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Jos pyyntö on monimutkainen tai niitä on useita, voimme jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella ja ilmoitamme siitä syineen ensimmäisen kuukauden aikana. Uutiskirjeen voit perua jokaisen viestin lopussa olevasta linkistä.

Jos katsot, että tietojesi käsittely rikkoo lakia, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Suojaamme henkilötiedot riskeihin nähden asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Rajoitamme käyttöoikeuksia työtehtävien mukaan, käytämme henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja turvallisia tunnistautumismenetelmiä, suojaamme tiedonsiirtoa sekä ylläpidämme varmuuskopiointi- ja tietoturvapoikkeamien hallintamenettelyjä. Tarkistamme suojaustoimenpiteitä säännöllisesti.

Päivitämme tätä selostetta, kun käsittelymme muuttuu. Päivityspäivä näkyy sivun alussa.